Provvedimento del Garante per la Protezione dei dati personali del 31 gennaio 2002 ” Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro.(Autorizzazione n.1/2002)”

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PROVVEDIMENTO DEL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
31 GENNAIO 2002

 

” Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro.(Autorizzazione n.1/2002)”

(Pubblicato nel supplemento ordinario n. 70 della Gazzetta Ufficiale n. 83 del 9 aprile 2002).

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

 

In data odierna, con la partecipazione del prof.Stefano Rodota’, presidente, del prof.Giuseppe Santaniello,vicepresidente,del prof.Gaetano Rasi e del dott.Mauro Paissan,componenti e del dott.Giovanni Buttarelli,segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996,n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni,in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in  particolare, l’art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il quale individua i dati personali “sensibili”;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i dati sensibili solo previaautorizzazione di questa Autorita’ e,ove necessario,con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il trattamento dei dati in questione puo’ essere autorizzato dal Garante anche d’ufficio con provvedimenti di carattere generale,relativi a determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi’ superflua la richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando  le prescrizioni gia’ impartite alla luce dell’esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo determinato ai sensi dell’art.14 del decreto del  Presidente della Repubblica 31 marzo 1998 n.501, in relazione alla prevista  emanazione  del  testo   unico della normativa in materia di protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127 del 2001;
Considerata la necessita’ di garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta’ fondamentali, nonche’ per la dignita’ delle persone;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili e’effettuato nell’ambito dei rapporti di lavoro;
Visto l’art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999,n. 318;
Visto  l’art.  14  del  decreto del Presidente  della   Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d’ufficio;
Viste  le  osservazioni  dell’Ufficio  formulate  dal   segretario generale ai sensi dell’art.15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Stefano Rodota’;

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n.675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro, alle condizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione.

La presente autorizzazione e’ rilasciata:
a) alle persone fisiche  e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che   utilizzano  prestazioni  lavorative  anche  atipiche, parziali o temporanee,  o  che  comunque  conferiscono  un incarico professionale  alle figure indicate al successivo punto 2, lettere b) e c);
b) ad  organismi  paritetici o che gestiscono osservatori   in materia di lavoro, previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali.
L’autorizzazione  riguarda  anche l’attivita’ svolta dal medico competente in materia di igiene  e  di  sicurezza  del lavoro, in qualita’ di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui alla lettera a) o di strutture convenzionate.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento puo’ riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a  lavoratori dipendenti, anche  se  prestatori   di  lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e lavoro, ovvero  ad  associati  anche  in  compartecipazione   e, se necessario in base  ai punti  3) e 4),  ai  relativi familiari e conviventi;
b) a  consulenti  e  a  liberi   professionisti, ad  agenti, rappresentanti e mandatari;
c) a  soggetti  che  effettuano  prestazioni   coordinate   e continuative o  ad  altri  lavoratori   autonomi  in  rapporto  di collaborazione con i soggetti di cui al punto 1);
d) a candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al punto 1);
f) a terzi danneggiati nell’esercizio dell’attivita’lavorativa o professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.

3) Finalita’ del trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili deve essere necessario:
a) per  adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, in particolare ai fini del rispetto della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione,nonche’ in materia   fiscale, di tutela della salute,dell’ordine e della sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a),in conformita’ alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilita’ o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalita’ o benefici accessori;
c) per  il  perseguimento delle finalita’ di salvaguardia della vita o dell’incolumita’ fisica dell’interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonche’ in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativacomunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempreche’, qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita  sessuale, il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato;
e) per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia;
f) per adempiere  ad obblighi  derivanti da  contratti    di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilita’ del datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di   malattie  professionali  o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attivita’  lavorativa  o professionale;
g) per garantire le pari opportunita’.

4) Categorie di dati.

Il trattamento puo’ avere per oggetto i dati strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalita’ di cui al punto 3) che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa, e in particolare:
a) nell’ambito dei dati idonei  a  rivelare  le   convinzioni religiose, filosofiche  o  di  altro  genere,   ovvero  l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti la fruizione di permessi e festivita’religiose o di servizi di mensa, nonche’ la manifestazione, nei casi previsti dalla legge, dell’obiezione di coscienza;
b) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati,  associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, i dati concernenti l’esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici(sempreche’ il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o,eventualmente, dai contratti collettivi anche  aziendali), ovvero l’organizzazione di pubbliche iniziative, nonche’ i dati inerenti alle attivita’ o agli incarichi sindacali, ovvero  alle  trattenute per il versamento delle quote di servizio  sindacale o delle  quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell’ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati   raccolti  in  riferimento  a  malattie  anche   professionali, invalidita’, infermita’, gravidanza,  puerperio  o allattamento, ad infortuni,  ad esposizioni  a  fattori  di   rischio,  all’idoneita’ psico-fisica a svolgere  determinate   mansioni o all’appartenenza a categorie protette.

5) Modalita’ di trattamento.

Fermi restando gli  obblighi  previsti  dagli articoli 9, 15 e 17 della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente  con  logiche   e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalita’ di cui al punto 3).
I dati sono raccolti,di regola, presso l’interessato.
La comunicazione di dati all’interessato deve avvenire di regola direttamente a quest’ultimo o a un suo delegato (fermo restando quanto previsto dall’art. 23, comma 2, della legge n. 675/1996), in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione di   distanze di cortesia.
Restano inoltre fermi gli obblighi di informare l’interessato e di acquisirne il consenso  scritto,  in  conformita’ a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.

6) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art.9,comma 1, lettera  e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire le finalita’ ivi menzionate. A tal fine, anche mediante controlli   periodici,deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza  e la non   eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che l’interessato  fornisce   di  propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non  pertinenti o non  necessari non  possono essere  utilizzati,salvo che  per  l’eventuale  conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento  che  li  contiene.   Specifica attenzione e’ prestata per  l’essenzialita’ dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono  direttamente  le prestazioni e gli adempimenti.

7) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili  possono  essere  comunicati  e, ove necessario diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi,ai compiti o alle finalita’ di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi   sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza  sanitaria   integrativa   anche  aziendale,  agenzie  di intermediazione,  associazioni  di  datori   di    lavoro,   liberi professionisti, societa’ esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e familiari dell’interessato.
Ai sensi dell’art.  23,  comma 4, della legge n. 675/1996, i dati idonei   a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se necessario per   finalita’ di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia.
I dati idonei  a  rivelare  la  vita  sessuale non possono essere diffusi.

8) Richieste di autorizzazione.

I  titolari  dei  trattamenti  che  rientrano   nell’ambito  di applicazione  della  presente  autorizzazione   non  sono  tenuti  a presentare  una  richiesta di autorizzazione  a  questa  Autorita’, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di  autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei  termini  di  cui  al  provvedimento medesimo.
Il  Garante  non  prendera’   in    considerazione  richieste  di autorizzazione per trattamenti   da effettuarsi in difformita’ dalle prescrizioni  del  presente   provvedimento,   salvo   che  il  loro accoglimento siagiustificato da circostanze del tutto particolari o da   situazioni  eccezionali   non    considerate   nella   presente autorizzazione.

9) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi  previsti  da  norme  di  legge   o di regolamento, ovvero dalla  normativa  comunitaria, che stabiliscono divieti  o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell’art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro  ai  fini  dell’assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle  opinioni   politiche, religiose  o  sindacali  del lavoratore, nonche’  su   fatti  non  rilevanti   ai  fini  della   valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore;
b) nell’art. 6 della  legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o in persone prese in considerazione per l’instaurazione di un rapporto di lavoro, l’esistenza di uno stato di sieropositivita’;
c) nelle norme in  materia  di pari  opportunita’   o  volte  a prevenire discriminazioni.

10) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003.
Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia gia’ conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 1/2000, il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002.
La presente  autorizzazione  sara’  pubblicata  nella   Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 31 gennaio 2002

Il presidente
Rodota’

Il relatore
Rodota’

Il segretario generale
Buttarelli