Provvedimento del Garante per la Protezione dei dati personali del 31 gennaio 2002 ” Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni.(Autorizzazione n.3/2002)”

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PROVVEDIMENTO DEL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
31 gennaio 2002

Autorizzazione  al  trattamento  dei  dati   sensibili  da parte degli organismi  di tipo associativo e delle fondazioni. (Autorizzazione n.3/2002).

(Pubblicato nel supplemento ordinario n. 70 della Gazzetta Ufficiale n. 83 del 9 aprile 2002).

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

 

In  data  odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota’, presidente,  del  prof. Giuseppe  Santaniello,  vicepresidente,   del prof. Gaetano  Rasi  e  del  dott. Mauro  Paissan,   componenti  e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni,  in  materia  di  tutela  delle  persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto  l’art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il quale individua i dati personali “sensibili”;
Visto,   in   particolare,   l’art.   22,    commi  1-bis  e  1-ter, rispettivamente introdotti dall’art. 5, comma  1, del decreto legislativo   n. 135/1999  e  dall’art.   8  comma  1,  del  decreto legislativo n. 467/2001;
Visto  altresi’ l’art. 22, comma 4, della citata legge n. 675/1996, come   modificato  dal  decreto legislativo n. 467/2001, e considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i  dati sensibili   solo previa autorizzazione di questa Autorita’ e, ove necessario, con il consenso scritto degli interessati;
Considerato  che  il  trattamento dei dati in questione puo’ essere autorizzato   dal   Garante  anche  d’ufficio  con   provvedimenti  di carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato  che  le  autorizzazioni  di  carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi’ superflua la richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto  opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza  il  31 gennaio  2002,  armonizzando  le prescrizioni      gia’ impartite alla luce dell’esperienza maturata;
Ritenuto  opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie siano   a tempo determinato ai sensi  dell’art. 14 del decreto del Presidente    della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501, in relazione alla prevista emanazione   del  testo  unico della normativa in materia di protezione     dei  dati personali, in attuazione della legge n. 127 del 2001;
Considerata  la  necessita’  di  garantire  il   rispetto  di alcuni principi  volti  a  ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che    i  trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta’ fondamentali, nonche’ per la dignita’ delle persone;
Considerato  che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili e’ effettuato  da  enti  ed  organizzazioni di tipo associativo e da fondazioni,  per  la  realizzazione  di scopi determinati e legittimi individuati  dall’atto  costitutivo,  dallo statuto o da un contratto collettivo;
Visto l’art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza adottato   con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto  l’art.14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d’ufficio;
Viste   le   osservazioni  dell’Ufficio  formulate   dal  segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Mauro Paissan;

Autorizza

il  trattamento dei dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n.675/1996 da parte di associazioni, fondazioni, comitati ed altri organismi di  tipo   associativo,  alle  condizioni di seguiti indicate.

1)Ambito di applicazione e finalita’ del trattamento.

La presente autorizzazione e’ rilasciata:
a) alle  associazioni  anche  non  riconosciute,   ivi comprese le confessioni religiose e le comunita’ religiose, salvo quanto previsto dall’art.  22, comma 1-bis, come introdotto dall’art. 5, comma 1, del decreto legislativo n. 135/1999, i partiti e i movimenti politici, le associazioni    e   le   organizzazioni  sindacali,  i   patronati,  le associazioni  di  categoria,  le   organizzazioni  assistenziali  o di volontariato,  nonche’  le   federazioni  e confederazioni nelle quali tali soggetti  sono   riuniti  in  conformita’,  ove  esistenti, allo statuto, all’atto costitutivo o ad un contratto collettivo;
b) alle  fondazioni,  ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio od  organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalita’ giuridica,  ivi comprese le organizzazioni non lucrative di utilita’ sociale (Onlus);
c) alle  cooperative sociali e alle societa’ di mutuo soccorso di cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n. 3818.
L’autorizzazione  e’  rilasciata  altresi’ agli istituti scolastici anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati idonei  a rivelare  le  convinzioni  religiose  e  per le operazioni strettamente necessarie per l’applicazione dell’art. 310 del decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297.
L’autorizzazione e’rilasciata  per  il  perseguimento  di   scopi determinati  e  legittimi  individuati  dall’atto   costitutivo, dallo statuto  o  dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare per  il  perseguimento  di finalita’ culturali, religiose, politiche, sindacali, sportive  o  agonistiche di tipo non professionistico, di istruzione    anche  con riguardo   alla    liberta’   di   scelta dell’insegnamento religioso,   di formazione, di ricerca scientifica, di  patrocinio,  di tutela   dell’ambiente  e  delle cose d’interesse artistico  e  storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonche’ di beneficenza, assistenza sociale o socio-sanitaria.
La  presente autorizzazione e’ rilasciata, altresi’, per far valere o difendere  un  diritto  anche  da  parte  di  un   terzo  in  sede giudiziaria,  nonche’  in  sede   amministrativa  o nelle procedure di arbitrato  e  di   conciliazione  nei  casi  previsti  dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempreche’  il   diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato   quando  i  dati  siano idonei a rivelare lo stato  di salute   e  la  vita  sessuale,  e  i  dati  siano trattati esclusivamente per  tale  finalita’  e  per  il periodo strettamente necessario per il suo perseguimento.
La  presente  autorizzazione  e’ rilasciata inoltre per l’esercizio del diritto  di  accesso  ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.
Per  i  fini  predetti,  il  trattamento  dei   dati  sensibili puo’ riguardare  anche  la  tenuta  di   registri e scritture contabili, di elenchi,  di  indirizzari  e   di  altri  documenti  necessari  per la gestione   amministrativa  dell’associazione,  della  fondazione,  del comitato  o  del  diverso  organismo, o per l’adempimento di obblighi fiscali, ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.
Qualora  i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano di persone   giuridiche  o  di  altri  organismi  con  scopo di lucro per perseguire  le  predette  finalita’,  ovvero   richiedano  ad  essi la fornitura  di beni, prestazioni o servizi, la presente autorizzazione e’rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche.
I soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle persone   giuridiche  e agli organismi con scopo di lucro, titolari di un  autonomo   trattamento, i soli  dati  sensibili  strettamente indispensabili per le  attivita’ di effettivo ausilio alle predette finalita’,   con particolare  riferimento  alle  generalita’  degli interessati  e   ad indirizzari,  sulla  base  di un atto scritto che individui con precisione le informazioni comunicate, le modalita’ del successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. La dichiarazione  scritta  di consenso degli interessati deve porre tale circostanza  in  particolare evidenza,  e   deve  recare  la  precisa menzione  dei  titolari   del trattamento  e  delle finalita’ da essi   perseguite. Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro, oltre  a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema di pertinenza e di non  eccedenza dei dati, possono trattare i dati cosi’ acquisiti solo per  scopi di ausilio alle  finalita’ predette,   ovvero per scopi amministrativi e contabili.

 

2)Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento puo’ riguardare i dati sensibili attinenti:
a) agli  associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per il  perseguimento delle  finalita’  di  cui al punto 1), ai relativi familiari e conviventi;
b) agli  aderenti,  ai  sostenitori  o sottoscrittori, nonche’ ai soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che hanno contatti  regolari  con  l’associazione,  la   fondazione  o il diverso organismo;
c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attivita’ o dei   servizi  prestati  dall’associazione  o  dal  diverso organismo, limitatamente  ai  soggetti  individuabili  in  base   allo  statuto o all’atto costitutivo, ove esistenti;
e) agli  studenti  iscritti  o  che  hanno   presentato domanda di iscrizione  agli  istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potesta’;
f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci, limitatamente   ai dati idonei a rivelare  l’adesione a sindacati, associazioni   od organizzazioni  a carattere sindacale e alle operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da contratti collettivi anche aziendali.

 

3)Categorie di dati oggetto di trattamento.

L’autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la   vita  sessuale, ai quali si riferisce l’autorizzazione generale n. 2/2002.
Il  trattamento  puo’ avere per oggetto gli altri dati sensibili di cui   all’art. 22, comma  1,  della  legge 31 dicembre 1996, n. 675, idonei  a rivelare  l’origine  razziale  ed  etnica,  le convinzioni religiose, filosofiche  o  di  altro  genere, le opinioni politiche, l’adesione  a partiti,  sindacati,  associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.
Il trattamento   puo’   riguardare   i    dati   e  le  operazioni indispensabili  per   perseguire  le  finalita’  di cui al punto 1) o, comunque,  per   adempiere  ad  obblighi  derivanti dalla legge, dalla normativa   comunitaria,  dai  regolamenti o dai contratti collettivi, che non   possano  essere  perseguite o adempiuti, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.
A  tal  fine,  anche  mediante  controlli  periodici,   deve  essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto  ai  predetti obblighi e finalita’, in particolare per quanto   riguarda  i  dati  che  rivelano  le  opinioni   e  le  intime convinzioni, anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di  propria  iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano  eccedenti  o  non  pertinenti  o non necessari non possono essere  utilizzati,  salvo  per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.

 

4) Modalita’ di trattamento.

Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9,15,17 e 28 della legge n.675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica n.318/1999, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente  con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalita’, agli scopi e agli obblighi di cui al punto 1).
I dati sono raccolti, di regola, presso l’interessato.
Restano   fermi  gli  obblighi  di  informare   l’interessato  e  di acquisirne  il consenso scritto nei casi previsti dagli articoli 10 e 22 della  legge n. 675/1996, come modificati dal decreto legislativo n. 467/2001.

 

5)Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1, lettera e),   della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati  per   un  periodo  non  superiore  a quello necessario per perseguire   le  finalita’  e gli scopi di cui al punto 1), ovvero per adempiere agli obblighi ivi menzionati.
Le  verifiche  di  cui  al  punto  3)  devono   riguardare  anche la pertinenza  e la non eccedenza dei dati rispetto all’attivita’ svolta dall’interessato  o  al  rapporto  che intercorre tra l’interessato e l’associazione,  la  fondazione,  il comitato o il diverso organismo, tenendo presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio offerto  all’interessato  e  la  posizione  di  quest’ultimo rispetto all’associazione,   alla   fondazione,   al   comitato  o  al  diverso organismo.

 

6)Comunicazione e diffusione dei dati.

I  dati  sensibili  possono  essere  comunicati,  e   ove necessario diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalita’, agli scopi e agli  obblighi di cui al  punto  1)  e  tenendo presenti le altre prescrizioni sopraindicate.

 

7) Richieste di autorizzazione.

I   titolari   dei   trattamenti   che    rientrano  nell’ambito  di applicazione   della    presente  autorizzazione  non  sono  tenuti  a presentare  una  richiesta  di  autorizzazione  a  questa   Autorita’, qualora  il  trattamento  che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le  richieste  di  autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono  intendersi   accolte  nei  termini  di  cui  al  provvedimento medesimo.
Il   Garante   non   prendera’   in    considerazione  richieste  di autorizzazione  per   trattamenti  da  effettuarsi in difformita’ alle prescrizioni    del   presente   provvedimento,   salvo   che  il  loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da     situazioni  eccezionali non  considerate nella presente autorizzazione.

 

8) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da norme  di legge o di regolamento che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali.
Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire discriminazioni, e in   particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile 1993,n.   122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno 1993, n. 205,     in  materia  di discriminazione per motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.

 

9) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La  presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003.
Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il   trattamento non sia gia’ conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 3/2000, il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002.
La presente autorizzazione sara’pubblicata nella  Gazzetta  Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 31 gennaio 2002

Il presidente
Rodota’

Il relatore
Paissan

Il segretario generale
Buttarelli