Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 30 settembre 1998 “Autorizzazione n.3/1998 al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni”

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PROVVEDIMENTO 30 settembre 1998

“Autorizzazione n.3/1998 al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni”

(pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.229 del 1 ottobre 1998)

 

IL GARANTE

Vista la legge 31 dicembre 1996, n.675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

Visto, in particolare, l’art.22, comma 1, della citata legge n.675/1996, il quale individua come “sensibili” i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;

Rilevato che tali dati possono essere trattati dai soggetti pubblici solo in presenza di una disposizione di legge che specifichi i dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e le rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite, senza necessità, pertanto, di un’autorizzazione di questa Autorità (art. 22, comma 3, legge n.675/1996);

Constatato che i soggetti pubblici possono avvalersi di una disposizione transitoria, in base alla quale i trattamenti di dati sensibili iniziati prima dell’8 maggio 1997 possono essere proseguiti fino all’8 novembre 1998 anche in mancanza di una disposizione di legge avente le caratteristiche predette, purché si effettui una comunicazione a questa Autorità (art.41, comma 5, legge n.675/1996, come modificato dal decreto legislativo 8 maggio 1998, n.135);

Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il consenso scritto degli interessati, e che occorre quindi riferire solo a tali soggetti l’ambito di applicazione delle autorizzazioni, fatta eccezione per il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, che forma oggetto dell’autorizzazione n.2/1997;

Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni anche d’ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art.41, comma 7, della legge n.675/1996, modificato dall’art.4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n.123);

Vista l’autorizzazione del Garante adottata il 28 novembre 1997 relativa al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 29 novembre 1997 e avente efficacia fino al 30 settembre 1998;

Rilevato che è all’esame del Parlamento il disegno di legge governativo che prevede il differimento al 31 luglio 1999 del termine per l’esercizio della delega prevista dalla legge n.676/1996 e che, entro tale data, dovrebbero essere emanati alcuni decreti legislativi per il completamento della disciplina sulla protezione dei dati personali, anche in attuazione delle raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d’Europa;

Ritenuto opportuno rilasciare una nuova autorizzazione generale volta a proseguire l’intento di semplificazione degli adempimenti previsti dalla legge n.675/1996, ad armonizzare le prescrizioni da impartire e a favorire la funzionalità dell’Ufficio del Garante;

Considerata l’opportunità che anche le nuove autorizzazioni generali non rechino disposizioni particolarmente dettagliate in una fase tuttora transitoria stante la prevista adozione di norme integrative e correttive in materia, e ciò allo scopo di evitare che l’attività dei titolari sia soggetta a modifiche sostanziali nel corso di un breve periodo, ferme restando alcune garanzie per gli interessati;

Ritenuto pertanto opportuno rilasciare una nuova autorizzazione provvisoria, anche in conformità a quanto previsto dall’emanando regolamento concernente l’organizzazione e il funzionamento dell’Ufficio di questa Autorità;

Ritenuta, tuttavia, la necessità che anche la nuova autorizzazione prenda in considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonché il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di questi aspetti è prevista dalla legge n.675/1996 ai fini dell’applicazione delle norme sull’esonero dall’obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata (art.7, comma 5-quater);

Considerata la necessità che sia garantito, anche nell’attuale fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l’identità personale, principi valutati anche sulla base delle raccomandazioni del Consiglio d’Europa;

Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili è effettuato da enti ed organizzazioni di tipo associativo e da fondazioni, per la realizzazione di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo, ove esistenti, e che è pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di un’autorizzazione generale ai sensi dell’art.41, comma 7, della legge n.675/1996;

Autorizza

Il trattamento dei dati sensibili di cui all’art.22, comma 1, della legge n.675/1996 da parte di associazioni, fondazioni, comitati ed altri organismi di tipo associativo, secondo le prescrizioni di seguito indicate:

  1. Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta:

  1. alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese le confessioni religiose e le comunità religiose, i partiti e i movimenti politici, le associazioni e le organizzazioni sindacali, i patronati, le associazioni di categoria, le organizzazioni assistenziali o di volontariato, nonché le federazioni e confederazioni nelle quali tali soggetti sono riuniti in conformità, ove esistenti, allo statuto, all’atto costitutivo o ad un contratto collettivo;
  2. alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità giuridica, ivi comprese le organizzazioni non lucrative di utilità sociale (ONLUS);
  3. alle cooperative sociali e alle società di mutuo soccorso di cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n.381 e 15 aprile 1886, n.3818.

L’autorizzazione è rilasciata altresì agli istituti scolastici anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni strettamente necessarie per l’applicazione dell’art.310 del decreto legislativo 16 aprile 1994, n.297.

L’autorizzazione è rilasciata per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare per il perseguimento di finalità culturali, religiose, politiche, sindacali, sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di istruzione anche con riguardo alla libertà di scelta dell’insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica, di patrocinio, di tutela dell’ambiente e delle cose d’interesse artistico e storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonché di beneficienza, assistenza sociale o socio-sanitaria.

La presente autorizzazione è rilasciata, altresì, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche da parte di terzi, sempreché il diritto di far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato, e i dati siano trattati esclusivamente per tale finalità e per il periodo strettamente necessario per il suo perseguimento.

Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili può riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la gestione amministrativa dell’associazione, della fondazione, del comitato o del diverso organismo, o per l’adempimento di obblighi fiscali, ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.

Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano di persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per perseguire le predette finalità, ovvero richiedano ad essi la fornitura di beni, prestazioni o servizi, la presente autorizzazione è rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche. I soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di un autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente indispensabili per le attività di effettivo ausilio alle predette finalità, con particolare riferimento alle generalità degli interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che individui con precisione le informazioni comunicate, le modalità del successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. La dichiarazione scritta di consenso degli interessati deve porre tale circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa menzione dei titolari del trattamento e delle finalità da essi perseguite. Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro, oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema di pertinenza e non di eccedenza dei dati, possono trattare i dati così acquisiti solo per scopi di ausilio alle finalità predette, ovvero per scopi amministrativi e contabili.

  1. Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:

  1. agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per il perseguimento delle finalità di cui al punto 1), ai relativi familiari e conviventi;
  2. agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonché ai soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che hanno contatti regolari con l’associazione, la fondazione o il diverso organismo;
  3. ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
  4. ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attività o dei servizi prestati dall’associazione o dal diverso organismo, limitatamente ai soggetti individuabili in base allo statuto o all’atto costitutivo, ove esistenti;
  5. agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potestà;
  6. ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci, limitatamente ai dati idonei a rivelare l’adesione a sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere sindacale e alle operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da contratti collettivi anche aziendali.

  1. Categorie di dati oggetto di trattamento.

    L’autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l’autorizzazione generale n.2/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 29 novembre 1997, n.279.

    Il trattamento può avere per oggetto gli altri dati sensibili di cui all’art.22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n.675, idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.

    Il trattamento può riguardare i dati e le operazioni indispensabili per perseguire le finalità di cui al punto 1) o, comunque, per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, dai regolamenti dai contratti collettivi o dalla normativa comunitaria.

    A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto ai predetti obblighi e finalità, in particolare per quanto riguarda i dati che rivelano le opinioni e le intime convinzioni.

  2. Modalità di trattamento.

    Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n.675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, nonché il trasferimento all’estero dei dati, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalità, agli scopi e agli obblighi di cui al punto 1).

    Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto dell’interessato e di informare l’interessato medesimo, in conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n.675/1996.

  3. Conservazione dei dati.

    Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art.9, comma 1, lettera e) della legge 31 dicembre 1996, n.675, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le finalità e gli scopi di cui al punto 1), ovvero per adempiere agli obblighi ivi menzionati.

    Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all’attività svolta dall’interessato o al rapporto che intercorre tra l’interessato e l’associazione, la fondazione, il comitato o il diverso organismo, tenendo presente il genere di prestazione di beneficio o di servizio offerto all’interessato e la posizione di quest’ultimo rispetto all’associazione, alla fondazione, al comitato o al diverso organismo.

  4. Comunicazione e diffusione dei dati.

    I dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalità, agli scopi e agli obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre prescrizioni sopraindicate.

  5. Richieste di autorizzazione.

    I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

    Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

    Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

  6. Norme finali.

    Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali.

    Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire discriminazioni, e in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile 1993, n.122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno 1993, n.205, in materia di discriminazione per motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.

  7. Efficacia temporale.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° ottobre 1998, fino al 30 settembre 1999.

La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 30 settembre 1998

Il presidente: RODOTA’