Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 30 settembre 1998 “Autorizzazione n. 1/1998 al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro”

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GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 30 settembre 1998

“Autorizzazione n. 1/1998 al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro”

(pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 229 del 1° luglio 1998)

 

IL GARANTE

Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

Visto, in particolare, l’art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il quale individua come “sensibili” i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;

Rilevato che tali dati possono essere trattati dai soggetti pubblici solo in presenza di un’apposita disposizione di legge che specifichi i dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e le rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite, senza necessità, pertanto, di un’autorizzazione di questa Autorità; rilevato altresì che, in base ad una disposizione transitoria (art. 41, comma 5, della citata legge n. 675/1996, come modificato dal decreto legislativo 8 maggio 1998, n. 135), i soggetti pubblici possono continuare a trattare i dati “sensibili” previa comunicazione al Garante;

Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il consenso scritto degli interessati, e che occorre quindi riferire solo a tali soggetti l’ambito di applicazione delle autorizzazioni, fatta eccezione per il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute da parte degli organismi sanitari pubblici, destinatari di autonomo provvedimento in applicazione dell’art. 23 della legge n. 675/1996;

Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni, anche d’ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti generali,. di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996, come sostituito dall’art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);

Vista l’autorizzazione del Garante adottata il 19 novembre 1997 relativa al trattamento dei dati “sensibili” nei rapporti di lavoro, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 21 novembre 1997 e avente efficacia fino al 30 settembre 1998;

Rilevato che è all’esame del Parlamento il disegno di legge governativo che prevede il differimento al 31 luglio 1999 del termine per l’esercizio della delega prevista dalla legge n. 676/1996 e che, entro tale data, dovrebbero essere emanati alcuni decreti legislativi per il completamento della disciplina sulla protezione dei dati personali, anche in attuazione delle raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d’Europa;

Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni generali e ciò al fine di proseguire l’intento di semplificazione degli adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate categorie di titolari, nonché di assicurare una migliore funzionalità dell’Ufficio del Garante e di armonizzare le prescrizioni da impartire con le autorizzazioni;

Considerata, quindi, l’opportunità che anche le nuove autorizzazioni generali non rechino disposizioni particolarmente dettagliate in una fase tuttora transitoria stante la prevista adozione di norme integrative e correttive in materia, e ciò allo scopo di evitare che l’attività dei titolari sia soggetta a modifiche sostanziali in un breve periodo di tempo;

Ritenuto pertanto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni provvisorie, in conformità anche a quanto previsto dall’emanando regolamento concernente l’organizzazione e il funzionamento dell’Ufficio di questa Autorità;

Ritenuta, tuttavia, la necessità che le nuove autorizzazioni prendano anch’esse in considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonché il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali aspetti è prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini dell’applicazione delle norme sull’esonero dall’obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);

Considerata la necessità che sia garantito, anche nell’attuale fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l’identità personale, principi valutati anche sulla base delle raccomandazioni del Consiglio d’Europa;

Considerato che un ampio numero di trattamenti di dati sensibili è effettuato ai fini dell’adempimento di obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali, fiscali e assicurativi nell’ambito dei rapporti di lavoro, e che è pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di un’autorizzazione generale ai sensi dell’art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;

Autorizza

Il trattamento dei dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro, alle condizioni di seguito indicate:

1)Ambito di applicazione.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta di parte:

  1. alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196, o che comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 2, lettere b) e c);
  2. ad organismi paritetici e ad altri organismi che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitaria.

    L’autorizzazione riguarda anche l’attività svolta dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui alla lettera a) o di strutture convenzionate.

    2)Interessati ai quali i dati si riferiscono.

    Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:

    1. a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi familiari e conviventi;
    2. a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti, rappresentanti e mandatari;
    3. a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i soggetti di cui al punto 1);
    4. a candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle lettere precedenti;
    5. a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al punto 1);
    6. a terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.

      3)Finalità del trattamento.

      Il trattamento dei dati sensibili deve essere necessario:

      1. per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitaria, in particolare ai fini del rispetto della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonché in materia fiscale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica;
      2. anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
      3. per il perseguimento delle finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica dell’interessato o di un terzo;
      4. per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche da parte di un terzo, sempreché, qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato.
      5. per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale.

        4)Categorie di dati.

        Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3), e in particolare:

        1. nell’ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti la fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di mensa, nonché la manifestazione, nei casi previsti dalla legge, dell’obiezione di coscienza;
        2. nell’ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, i dati concernenti l’esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici (sempreché il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche aziendali), ovvero l’organizzazione di pubbliche iniziative, nonché i dati inerenti alle attività o agli incarichi sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali;
        3. nell’ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti in riferimento a malattie anche professionali, invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all’idoneità psico-fisica a svolgere determinate mansioni o all’appartenenza a categorie protette.

          5)Modalità di trattamento.

          Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17 della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza e i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3).

          Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto dell’interessato e di informare l’interessato medesimo, in conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.

          6)Conservazione dei dati.

          Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1, lettera e), della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire le finalità ivi menzionate. A tal fine, anche mediante verifiche periodiche, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati.

          7)Comunicazione e diffusione dei dati.

          I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, agenzie di intermediazione, associazioni di datori di lavoro, liberi professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e familiari dell’interessato.

          Ai sensi dell’art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia.

          I dati idonei a rivelare la vita sessuale non possono essere diffusi.

          8)Richieste di autorizzazione.

          I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

          Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

          Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

          9) Norme finali.

          Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:

          1. nell’art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini dell’assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore;
          2. nell’art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o in persone prese in considerazione per l’instaurazione di un rapporto di lavoro, l’esistenza di uno stato di sieropositività;
          3. nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni.

            10) Efficacia temporale.

            La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° ottobre 1998, fino al 30 settembre 1999.

            La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

            Roma, 30 settembre 1998

            Il Presidente: Rodotà