Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 29 settembre 1999 “Autorizzazione n.3/1999 al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni”

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Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 29 settembre 1999

“Autorizzazione n.3/1999 al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni”

(pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.232 del 2 ottobre 1999)

 

IL GARANTE

 

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota’, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Ugo De Siervo e dell’ing. Claudio Manganelli, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l’art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il quale individua come “sensibili” i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonche’ i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto l’art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima legge, rispettivamente modificato e introdotto dall’art. 5 del decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorita’ e con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante puo’ rilasciare le autorizzazioni anche d’ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996, modificato dall’art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l’autorizzazione del Garante rilasciata il 30 settembre 1998 relativa al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 1 ottobre 1998 e avente efficacia fino al 30 settembre 1999;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni generali numeri 3/1997 e 3/1998, che sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti a garanzia degli interessati, tenendo conto dei diritti e degli interessi meritevoli di tutela degli operatori che verrebbero penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove autorizzazioni generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate categorie di titolari, nonche’ di assicurare una migliore  funzionalita’ dell’Ufficio del Garante e di armonizzare le prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla luce dell’esperienza maturata;
Vista la legge 5 febbraio 1999, n. 25, che stabilisce il termine del 27 febbraio 2000 per l’emanazione di alcuni decreti legislativi finalizzati a completare la disciplina sulla protezione dei dati personali in attuazione della direttiva comunitaria 95/46/CE;

Ritenuto pertanto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni provvisorie a tempo determinato, in conformita’ a quanto previsto dal regolamento concernente l’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio di questa autorita’ emanato con decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta, tuttavia, la necessita’ che anche le nuove autorizzazioni prendano anch’esse in considerazione le finalita’ dei trattamenti, le categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonche’ il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di questi aspetti e’ prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini dell’applicazione delle norme sull’esonero dall’obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessita’ di garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta’ fondamentali, nonche’ per la dignita’ delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l’identita’ personale, principi valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d’Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili e’ effettuato da enti ed organizzazioni di tipo associativo e da fondazioni, per la realizzazione di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo e che e’ pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di un’autorizzazione generale ai sensi dell’articolo 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l’art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza previsto dall’art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l’art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d’ufficio;
Viste le osservazioni dell’ufficio formulate dal segretario  generale ai sensi dell’art. 7, comma 2, lettera a), del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Relatore il prof. Ugo De Siervo;

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996 da parte di associazioni, fondazioni, comitati ed altri organismi di tipo associativo, alle condizioni di seguito indicate:

1) Ambito di applicazione e finalita’ del trattamento.
La presente autorizzazione e’ rilasciata senza richiesta:
a) alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese le confessioni religiose e le comunita’ religiose, salvo quanto previsto dall’art. 22, comma 1-bis, come introdotto dall’art. 5, comma 1 del decreto legislativo n. 135/1999, i partiti e i movimenti politici, le associazioni e le organizzazioni sindacali, i patronati, le associazioni di categoria, le organizzazioni assistenziali o di volontariato, nonche’ le federazioni e confederazioni nelle quali tali soggetti sono riuniti in conformita’, ove esistenti, allo statuto, all’atto costitutivo o ad un contratto collettivo;
b) alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalita’ giuridica, ivi comprese le organizzazioni non lucrative di utilita’ sociale (Onlus);
c) alle cooperative sociali e alle societa’ di mutuo soccorso di cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381, e 15 aprile 1886, n. 3818.
L’autorizzazione e’ rilasciata altresi’ agli istituti scolastici anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni strettamente necessarie per l’applicazione dell’art. 310 del decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297.
L’autorizzazione e’ rilasciata per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare per il perseguimento di finalita’ culturali, religiose, politiche, sindacali, sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di istruzione anche con riguardo alla liberta’ di scelta dell’insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica, di patrocinio, di tutela dell’ambiente e delle cose d’interesse artistico e storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonche’ di beneficenza, assistenza sociale o sociosanitaria. La presente autorizzazione e’ rilasciata, altresi’, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonche’ in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempreche’ il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato, e i dati siano trattati esclusivamente per tale finalita’ e per il periodo strettamente necessario per il suo perseguimento.

La presente autorizzazione e’ rilasciata inoltre per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.
Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili puo’ riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la gestione amministrativa dell’associazione, della fondazione, del comitato o del diverso organismo, o per l’adempimento di obblighi fiscali, ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili. 
Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano di persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per perseguire le predette finalita’, ovvero richiedano ad essi la fornitura di beni, prestazioni o servizi, la presente autorizzazione e’ rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche. I soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di un autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente indispensabili per le attivita’ di effettivo ausilio alle predette  finalita’, con particolare riferimento alle generalita’ degli  interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che  individui con precisione le informazioni comunicate, le modalita’ del successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. La dichiarazione scritta di consenso degli interessati deve porre tale circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa menzione dei titolari del trattamento e delle finalita’ da essi perseguite. Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro, oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema di pertinenza e di non eccedenza dei dati, possono trattare i dati cosi’ acquisiti solo per scopi di ausilio alle finalita’ predette, ovvero per scopi amministrativi e contabili.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo’ riguardare i dati sensibili attinenti:
a) agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per il perseguimento delle finalita’ di cui al punto 1), ai relativi familiari e conviventi;
b) agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonche’ ai soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che hanno contatti regolari con l’associazione, la fondazione o il diverso organismo;
c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attivita’ o dei servizi prestati dall’associazione o dal diverso organismo, limitatamente ai soggetti individuabili in base allo statuto o all’atto costitutivo, ove esistenti;
e) agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potesta’;

f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci, limitatamente ai dati idonei a rivelare l’adesione a sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere sindacale e alle operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da contratti collettivi anche aziendali.

3) Categorie di dati oggetto di trattamento.
L’autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l’autorizzazione generale n. 2/1999.
Il trattamento puo’ avere per oggetto gli altri dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n. 675, idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.
Il trattamento puo’ riguardare i dati e le operazioni indispensabili per perseguire le finalita’ di cui al punto 1) o, comunque, per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto ai predetti obblighi e finalita’, in particolare per quanto riguarda i dati che rivelano le opinioni e le intime convinzioni.

4) Modalita’ di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalita’ degli interessati, nonche’ il trasferimento all’estero dei dati, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalita’, agli scopi e agli obblighi di cui al punto 1).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto dell’interessato e di informare l’interessato medesimo, in conformita’ a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.

5) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1, lettera e), della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le finalita’ e gli scopi di cui al punto 1), ovvero per adempiere agli obblighi ivi menzionati.
Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all’attivita’ svolta dall’interessato o al rapporto cheintercorre tra l’interessato e l’associazione, la fondazione, il comitato o il diverso organismo, tenendo presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio offerto all’interessato e la posizione di quest’ultimo rispetto all’associazione, alla fondazione, al comitato o al diverso organismo.

6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalita’, agli scopi e agli obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre prescrizioni sopraindicate.

7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorita’, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prendera’ in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita’ alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge, dalla normativa comunitaria o di regolamento che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali.
Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire discriminazioni, e in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile 1993, n. 122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno 1993, n. 205, in materia di discriminazione per motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.

9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 ottobre 1999, fino al 30 settembre 2000.
La presente autorizzazione sara’ pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 29 settembre 1999
Il Presidente: Rodota’