Circolare del Ministero di Grazia e Giustizia 22 febbraio 1999 “Regolamento di attuazione sulla semplificazione delle certificazioni amministrative”

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MINISTERO DI GRAZIA E GIUSTIZIA

CIRCOLARE 22 febbraio 1999, n. 1/50-FG-40/97/U887

“Regolamento di attuazione sulla semplificazione delle certificazioni amministrative”

(pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 46 del 25 febbraio 1999)

 

Ai procuratori generali presso le corti di appello e, per conoscenza:
Al Ministero dell’interno – Divisione servizi demografici
Al Ministero dell’interno – Divisione cittadinanza
Al Ministero degli affari esteri – DGEAS – Ufficio VIII
Al Dipartimento della funzione pubblica – Presidenza del Consiglio dei Ministri
Al Ministero della sanità – Ufficio legislativo
Agli assessori regionali alla sanità
All’istituto nazionale di statistica

Con decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 403, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale – serie generale- n. 275 del 27 novembre 1998, è stato emanato il regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative.
L’entrata in vigore delle relative disposizioni è prevista novanta giorni dopo la pubblicazione, vale a dire alla data del 22 febbraio 1999, in base a quanto stabilito dall’articolo 1, comma 2, della legge n. 127/1997.
Nell’approssimarsi del suddetto termine la Direzione generale dell’amministrazione civile del Ministero dell’interno (Direzione delle autonomie – Servizio enti locali) ha emanato in data 21 gennaio 1999 una circolare esplicativa della ratio nuova normativa e di commento dei singoli articoli. Con essa sono state illustrate le ragioni e le modalità dell’ampliamento della possibilità di utilizzo nei rapporti con la pubblica amministrazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e degli atti di notorietà (senza l’autenticazione delle sottoscrizioni) in materia di stati, fatti e qualità personali, il cui uso è stato esteso anche in favore di chi non sa o non può firmare per analfabetismo o per impedimento fisico nonché in favore dei cittadini della Comunità europea e, entro certi limiti, degli extracomunitari. Nella suddetta circolare è stato pure sottolineato il rafforzamento dell’obbligo dell’acquisizione di ufficio da parte della pubblica amministrazione, con eventuale ricorso ai mezzi telematici e informatici, di documenti e di informazioni ricavabili da altri registri della pubblica amministrazione, nel rispetto però della tutela della riservatezza dei relativi dati. E sono stati evidenziati: i casi di non sostituibilità dei certificati; gli obblighi delle amministrazioni di procedere ai controlli dei contenuti delle dichiarazioni sostitutive; le abrogazioni di una serie di articoli della legge n. 15/1968 incompatibili con le nuove norme di semplificazione.
Ciò premesso occorre rilevare, ad integrazione di quanto esposto dal Ministero dell’interno, che nel contesto del regolamento in questione sono state inserite alcune disposizioni che riguardano in maniera specifica la materia dello stato civile. Perciò questa Direzione, cui competono istituzionalmente i compiti del governo del settore, deve sin da ora impartire le direttive interpretative occorrenti per assicurare l’uniforme applicazione operative della nuova normativa nei singoli casi concreti da parte degli uffici dello stato civile coinvolti nelle relative problematiche.
A tal fine vengono emanate le seguenti direttive:

  1. per effetto di quanto disposto dal regolamento n. 403/1998 si osserva: a) che ai sensi dell’art. 1, comma 1, lettera i), possono essere comprovati con dichiarazione sostitutiva delle relative certificazioni, nei rapporti con la pubblica amministrazione , i dati contenuti nei registri dello stato civile che siano a diretta conoscenza dell’interessato; b) che ai sensi dell’art. 1, comma 2, anche i certificati e gli estratti dei registri dello stato civile richiesti dai comuni nell’ambito dei procedimenti di loro competenza possono essere sostituiti da autocertificazioni; c) che ai sensi dell’art. 9, comma 1, gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti relativi al cambiamento di stato civile; d) che ai sensi del comma 2 dello stesso art. 9, i suddetti estratti possono comunque essere acquisiti di ufficio, se formati o tenuti dalla pubblica amministrazione o da altre autorità dello Stato, qualora siano necessari per motivi attinenti alle finalità istituzionali dell’amministrazione richiedente; e) che ai sensi dell’art.7, comma 1, è previsto l’intervento sostitutivo dell’amministrazione cui occorrono le relative informazioni per l’acquisizione di ufficio dei dati riguardanti stati, fatti o qualità personali risultanti dai registri tenuti dalla pubblica amministrazione ove l’interessato non si avvalga ( perché non vuole o perché non può ) delle relative autocertificazioni;
  2. in relazione alla normativa sopraindicata, appare opportuno ricordare che i dati contenuti nel registro dello stato civile a diretta conoscenza dell’interessato sono soltanto quelli che riguardano direttamente il dichiarante; che il dichiarante, se non ha piena conoscenza o ricordo degli atti suddetti, può indicare all’amministrazione procedente la diversa amministrazione che conserva gli atti da acquisire di ufficio  (in copia e in esenzione dall’imposta di bollo trattandosi di atti scambiati per ragioni di ufficio); che i certificati e gli estratti dello stato civile richiesti dai comuni per i procedimenti di loro competenza, ad esempio per la iscrizione nelle scuole materne e nelle altre scuole comunali, per il rilascio di autorizzazioni o concessioni comunali di qualsiasi tipo, etc., sono surrogabili con dichiarazioni sostitutive ad opera della parte interessata; che l’autocertificazione può riguardare anche i documenti necessari per la celebrazione del matrimonio, giacchè l’art. 13, comma 1, ha abrogato l’art. 27 della legge n. 15/1968 che aveva in precedenza mantenuta ferma la necessità di presentare la documentazione richiesta in materia matrimoniale; che la disposizione di cui all’art. 9, comma 1, si riferisce ai casi in cui siano le pubbliche amministrazioni a richiedere i certificati da acquisire per estratto, e che nelle finalità istituzionali che giustificano l’acquisizione di ufficio dei predetti certificati sono comprese, tra l’altro, l’assunzione di dipendenti, la corresponsione di assegni familiari, le pratiche di pensione, le iscrizioni nelle liste elettorali e di leva, e simili;
  3. deve essere sottolineato che la prescrizione di cui al primo comma dell’art. 9 è diretta all’ufficiale dello stato civile quale organo che procede all’acquisizione(così come si esprime la rubrica del suddetto articolo) di estratti degli atti dello stato civile. La norma prevede il dovere dell’ufficiale di stato civile di acquisire di ufficio tali estratti se essi sono relativi ad atti formati o tenuti dalle amministrazioni pubbliche o da altre autorità dello Stato cui va rivolta la richiesta di acquisizione. In tal modo, per effetto della nuova disposizione normativa, l’ufficiale dello stato civile viene a sostituirsi al cittadino nei casi in cui egli sarebbe tenuto, in base a una norma di diritto sostanziale (ad esempio in base all’art. 97, comma 1, del codice civile nel caso di richiesta di pubblicazione di matrimonio ), a presentargli l’estratto di un atto di stato civile occorrente per un procedimento di cambiamento di tale stato. La richiesta di acquisizione in questione può essere fatta anche da un ufficio di stato civile ad altro ufficio di stato civile, compresi i consolati italiani all’estero, e deve riguardare esclusivamente i procedimenti di cambiamento di stato civile. Si ricorda che nei cambiamenti dello stato civile rientrano la celebrazione e lo scioglimento del matrimonio, le variazioni di cittadinanza e i mutamenti nella filiazione per effetto di adozione – ordinaria e speciale – o di riconoscimento o disconoscimento del relativo status;
  4. il fatto che siano state privilegiate le dichiarazioni sostitutive e le acquisizioni di ufficio delle relative certificazioni non impedisce l’eventuale presentazione spontanea degli atti di stato civile da parte dei cittadini che ne sono già in possesso ( ai quali però gli uffici non possono fare alcuna richiesta diretta di esibizione). Ciò per evidenti ragioni di semplificazione e di razionalizzazione. L’ufficio dello stato civile che riceve tale certificazione raggiunge in tal modo la certezza giuridica del dato, evita i tempi morti che si verificano quando gli uffici richiesti non evadono immediatamente le istanze di acquisizione rivolte dagli uffici richiedenti, e consente ai cittadini di potere ottenere senza ritardo il rilascio degli atti di riferimento. Inoltre, come del resto è logico, i privati possono legittimamente richiedere tutti gli estratti degli atti che gli riguardano direttamente anche quando gli stessi si riferiscono ai procedimenti di cambiamento dello stato civile per i quali si può pure procedere alla loro acquisizione di ufficio. E ciò vale anche per i terzi, qualora essi siano titolari di un interesse giuridicamente tutelato che legittima il loro diritto di accesso ai documenti amministrativi ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241, salva comunque l’osservanza delle disposizioni di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675, sul trattamento dei dati personali;
  5. va poi richiamata l’attenzione degli ufficiali dello stato civile sul disposto dell’art. 11, comma 1, per il quale le amministrazioni procedenti sono tenute a provvedere ad idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive, e sul disposto di cui all’art. 7, comma 2, per il quale le amministrazioni che ricevono tali dichiarazioni, laddove sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto, sono tenute ad effettuare idonei controlli sulle stesse. Tali disposizioni stanno a significare che, nonostante la particolare efficacia attribuita dalla legge alle dichiarazioni sostitutive, le pubbliche amministrazioni non possono sottrarsi, in virtù della natura pubblicistica delle funzioni da esse svolte, ad un doveroso controllo sulla veridicità delle dichiarazioni suddette;
  6. per le autocertificazioni dei cittadini stranieri disciplinate dall’art. 5 occorre precisare che gli extracomunitari possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive delle certificazioni relative allo stato civile solo se le stesse trovano riferimento in atti formati presso pubblici  uffici italiani. Invece i cittadini appartenenti ai Paesi che fanno parte dell’Unione europea sono abilitati a presentare dichiarazioni sostitutive con le stesse modalità richieste ai cittadini italiani. I controlli da effettuare all’estero devono comunque essere richiesti alle competenti autorità diplomatiche o consolari;
  7. di particolare importanza è l’art. 8, n. 2.

Esso contiene una disposizione innovativa che travolge il precedente sistema di documentazione delle nascite dichiarate ai sensi dell’art. 2 della legge 15 maggio 1997, n. 127 presso le direzioni sanitarie dell’ospedale o della casa di cura in cui è avvenuta la nascita ovvero presso il comune di nascita o presso quello di residenza dei genitori che sia diverso da quello di nascita.
Nelle suddette ipotesi questo Ministero aveva previsto, con le circolari emanate in materia nelle distinte date del 23 maggio 1997 e 1° agosto 1997, la trasmissione da parte del direttore sanitario all’ufficiale di stato civile, in allegato alla dichiarazione di nascita, del certificato di assistenza al parto di cui all’art. 18, comma 2, del regio decreto–legge n. 218 del 1936 o la consegna di tale certificato, sempre ad opera del direttore sanitario, al genitore che intendeva dichiarare la nascita del figlio nel comune di nascita o di propria residenza. Ciò al fine di garantire il controllo della veridicità dei dati contenuti nella dichiarazione di nascita resa nei centri di nascita e la registrazione con dati certi della nascita dichiarata in luogo diverso da quello in cui è avvenuta.
Ora tale certificato non può essere più né trasmesso, né rilasciato dai direttori sanitari e non può essere più richiesto neanche dagli ufficiali di stato civile. È stato infatti espressamente previsto che, ai fini della formazione dell’atto di nascita, il suddetto certificato sia sostituito da una attestazione contenente “i soli dati richiesti nei registri di nascita”.
Si tratta di una modifica di notevole rilevanza pratica, in ordine alla quale occorre fornire le seguenti precisazioni:

  1. si chiarisce innanzitutto che la nozione di “attestazione di nascita” è del tutto diversa da quella di “dichiarazione di nascita” e che i relativi documenti devono restare distinti perché hanno funzioni autonome e radicalmente separate;
  2. l’attestazione di nascita, in particolare, deve essere rilasciata esclusivamente dal personale sanitario che ha assistito al parto o che lo ha accertato in un momento successivo e deve riguardare il fatto fisiologico dell’avvenuto parto di un bambino (o di più, se si tratta di parto plurimo) da una certa donna;
  3. tale attestazione, che va compilata sia nel caso della filiazione legittima che in quello della filiazione naturale, deve necessariamente contenere il dato relativo al nome della puerpera, che va intesa solo come partoriente ma non ancora come madre. La suddetta puerpera, nell’ipotesi di filiazione naturale, acquisterà la qualità giuridica di madre solo se, avendo superato il sedicesimo anno di età, effettuerà lei stessa la successiva dichiarazione di nascita  e se consentirà con atto pubblico ad essere in essa nominata. Nella filiazione legittima è invece sufficiente a tal fine che la partoriente venga indicata nella dichiarazione di nascita come coniuge del padre del bambino nato in costanza di matrimonio si sensi dell’art. 231 e seguenti del codice civile. In ogni caso va confermato che le generalità della donna che ha partorito devono essere riportate nell’attestato sanitario, rappresentando la relativa indicazione un imprenscindibile dato di verità reale che serve a provare, sotto l’aspetto clinico e in vista della successiva registrazione della nascita, che è nato e da che è nato un bambino. Così come alla predetta funzione di prova era destinato il certificato di assistenza al parto ora soppresso;
  4. nell’attestato di nascita non va invece indicato il nome del neonato, né come cognome e né come prenome. Infatti all’atto della nascita non vi è ancora una attribuzione giuridica di paternità e di maternità del nato e conseguentemente di un nome. Ciò avverrà con la successiva dichiarazione di nascita;
  5. gli altri dati che devono essere inseriti nell’attestato di nascita, in quanto ” richiesti dai registri di nascita”, sono in realtà quelli occorrenti per la formazione dell’atto di nascita (art. 71, commi 1 e 2 – escluso il nome – del vigente ordinamento dello stato civile emanato con regio decreto–legge 9 luglio 1939, n. 1238);
  6. nell’attestato in questione deve essere quindi indicato, oltre alle generalità della donna che ha partorito e del sanitario o dei sanitari che hanno assistito o che hanno constatato il parto, il comune, la casa (intesa come ospedale, casa di cura o altro), il giorno e l’ora della nascita, e il sesso del bambino. Se il parto è plurimo verrà anche indicato l’ordine in cui le nascite sono seguite. Nessun altro dato potrà esservi contenuto;
  7. l’attestato, nell’ipotesi in cui la nascita è avvenuta in un ospedale o in una casa di cura, verrà consegnato al direttore sanitario. Negli altri casi verrà consegnato all’ufficiale dello stato civile;
  8. si chiarisce ulteriormente che il direttore sanitario curerà la conservazione dell’originale negli atti di ufficio. E ne trasmetterà  copia all’ufficiale dello stato civile in allegato alla dichiarazione di nascita, se questa viene resa presso l’ospedale o la casa di cura in cui è avvenuta la nascita, oppure ne trasmetterà copia all’ufficiale dello stato civile a richiesta di quest’ultimo e nei casi in cui la dichiarazione di nascita viene resa presso il comune di nascita o presso quello di residenza dei genitori o di uno di essi;
  9. la copia per l’ufficiale di stato civile può anche essere consegnata in busta chiusa, trattandosi di atto contenente dati personali, al genitore che intende dichiarare lui stesso la nascita in comune. Si sottolinea che tale documento può essere utilizzato esclusivamente come allegato alla dichiarazione di nascita;
  10. l’attestato di nascita in questione non è sostituibile con altro documento. Esso, pur essendo un allegato della dichiarazione di nascita, non è accessibile ai privati diversi dai genitori; è accessibile per questi ultimi solo per la dichiarazione di cui al punto i) della presente circolare. Infatti l’evento della nascita acquista rilevanza giuridica, agli effetti dello stato civile, solo con la registrazione della dichiarazione della nascita. I terzi che vi abbiano interesse ne possono venire a conoscenza attraverso la via obbligata del rilascio di un estratto dell’atto di nascita o di un certificato di nascita.

I signori procuratori generali, cui la presente nota è diretta, sono pregati di volerne curare la sollecita trasmissione ai procuratori della Repubblica presso i tribunali dei rispettivi distretti per il successivo inoltro agli ufficiali dello stato civile di ciascun circondario.

Le altre autorità in indirizzo vorranno cortesemente provvedere alla massima diffusione della presente lettera – circolare presso tutte le strutture dipendenti direttamente interessate.

Si richiama, in particolare, l’attenzione degli assessorati regionali alla sanità affinché, attraverso le aziende sanitarie locali, ne venga operata una capillare diffusione tra tutte le strutture sanitarie pubbliche e private esistenti sul territorio come centri di nascita.

Si informa che la presente circolare verrà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale e sul sito internet di questo Ministero all’indirizzo www.giustizia.it

Il direttore generale
degli affari civili e delle libere professioni
HINNA DANESI